Facilities Coordinator

Facilities Coordinator page is loaded Facilities Coordinatorremote type: On-sitelocations: ROME, ITAtime type: Full timeposted on: Posted Todayjob requisition id: REQ455959JLL empowers you to shape a brighter way.Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.Position OverviewWe are seeking a dynamic Facilities Coordinator to serve as the primary liaison for facility operations, tenant relations, and workplace management. This role combines property management expertise with exceptional customer service to ensure seamless facility operations while representing JLL and our clients with professionalism and excellence in the local business community.Key ResponsibilitiesProperty & Tenant Management • Act as primary point of contact for all tenant inquiries, requests, and escalations • Build and maintain strong relationships with tenants and landlords where applicable • Ensure compliance with lease terms and legal requirements across the portfolio • Coordinate service visits with property management representatives and approved vendors • Drive high standards and consistency in lease requirement management • Monitor tenant satisfaction and proactively address concernsWorkplace Operations • Provide exceptional hospitality and support for guests, visitors, and employees • Resolve facility-related issues including janitorial services, conference room management, workstation support, and interior/exterior furnishings and equipment • Coordinate and schedule maintenance activities to meet defined Service Level Agreements (SLAs) • Collaborate with internal departments (IT, Security, Kitchen, Real Estate) to ensure high-quality project completion • Ensure facility compliance with local building, health, safety, and fire codes • Develop and implement operational procedures and standard operating practices • Identify and present monthly cost-saving opportunities and operational improvementsVendor & Contract Management • Manage facility contracts as the client's designated managing agent • Coordinate vendor discussions regarding goal setting, performance criteria, and reviews • Maintain strong relationships with suppliers and service providers • Monitor service delivery quality and contractor performanceAdministrative & Event Support • Coordinate special events for clients and JLL initiatives • Handle mail services including pickup, delivery, postage preparation, and courier coordination • Support various administrative tasks to ensure smooth daily operations • Assist with workplace technology integration and facility improvementsClient Relations & Business Development • Represent JLL and clients professionally in the local and regional business community • Promote JLL's reputation and capabilities to prospective tenants and clients • Lead efforts to monitor and enhance customer satisfaction • Serve as brand ambassador for facility management excellenceExperience & Education • Minimum 2 years of experience in facilities management, property management, or related field • Demonstrated experience in customer service and relationship management • Background in vendor management and contract coordination preferredTechnical Skills • Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) • Experience with facility management systems and technologies • Interest in continuous improvement and emerging workplace technologiesCore Competencies • Excellent interpersonal, communication, and organizational abilities • Outstanding customer service orientation with problem-solving mindset • Strong multitasking capabilities with ability to work independently • Professional demeanor with excellent written and verbal communication skills • Ability to work effectively both independently and as part of a remote team • Self-motivated with capability to work without direct supervision.Panoramica della PosizioneStiamo cercando una figura dinamica di Facilities Coordinator che serva come collegamento principale per le operazioni degli impianti, le relazioni con gli inquilini e la gestione del workplace. Questo ruolo combina competenze nella gestione immobiliare con un servizio clienti eccezionale per garantire operazioni senza soluzione di continuità, rappresentando JLL e i nostri clienti con professionalità ed eccellenza nella comunità imprenditoriale locale.Responsabilità PrincipaliGestione Immobiliare e Inquilini • Fungere da punto di contatto principale per tutte le richieste, le richieste e le escalation degli inquilini • Costruire e mantenere rapporti solidi con inquilini e proprietari dove applicabile • Garantire la conformità con i termini del contratto di locazione e i requisiti legali in tutto il portafoglio • Coordinare le visite di servizio con rappresentanti della gestione immobiliare e fornitori approvati • Promuovere standard elevati e coerenza nella gestione dei requisiti di locazione • Monitorare la soddisfazione degli inquilini e affrontare proattivamente le preoccupazioniOperazioni del Workplace • Fornire ospitalità eccezionale e supporto per ospiti, visitatori e dipendenti • Risolvere problemi relativi agli impianti inclusi servizi di pulizia, gestione sale conferenze, supporto postazioni di lavoro, e arredi/attrezzature interni/esterni • Coordinare e programmare attività di manutenzione per rispettare i Service Level Agreement (SLA) definiti • Collaborare con dipartimenti interni (IT, Sicurezza, Cucina, Real Estate) per garantire il completamento di progetti di alta qualità • Garantire la conformità degli impianti con i codici edilizi, sanitari, di sicurezza e antincendio locali • Sviluppare e implementare procedure operative e pratiche operative standard • Identificare e presentare opportunità mensili di risparmio sui costi e miglioramenti operativiGestione Fornitori e Contratti • Gestire i contratti degli impianti come agente di gestione designato dal cliente • Coordinare discussioni con fornitori riguardo impostazione obiettivi, criteri di performance e revisioni • Mantenere rapporti solidi con fornitori e prestatori di servizi • Monitorare la qualità dell'erogazione dei servizi e le performance dei contractorSupporto Amministrativo ed Eventi • Coordinare eventi speciali per clienti e iniziative JLL • Gestire servizi postali inclusi ritiro, consegna, preparazione affrancatura e coordinamento corrieri • Supportare varie attività amministrative per garantire operazioni quotidiane fluide • Assistere con l'integrazione tecnologica del workplace e miglioramenti degli impiantiRelazioni Clienti e Sviluppo Business • Rappresentare JLL e clienti professionalmente nella comunità imprenditoriale locale e regionale • Promuovere la reputazione e le capacità di JLL a potenziali inquilini e clienti • Guidare gli sforzi per monitorare e migliorare la soddisfazione della clientela • Servire come ambasciatore del brand per l'eccellenza nella gestione degli impiantiEsperienza e Formazione • Minimo 2 anni di esperienza nella gestione degli impianti, gestione immobiliare o campo correlato • Esperienza dimostrata nel servizio clienti e gestione delle relazioni • Background nella gestione fornitori e coordinamento contratti preferibileCompetenze Tecniche • Competenza in Microsoft Office J-18808-Ljbffr

Location: Roma, Lazio, IT

Posted Date: 11/9/2025