Office Manager & People Support

Sobre nosotros: ORQUEST Es un software inteligente que ayuda a las empresas de los sectores de retail y restauración, a optimizar la planificación de sus equipos en los puntos de venta. Nuestra plataforma ayuda a nuestros clientes a que siempre tengan el personal adecuado en el lugar y momento correctos, gracias al uso de inteligencia artificial y analítica avanzada. De esta forma, los clientes pueden planificar horarios de manera más precisa, aumentar la eficiencia del negocio y ofrecer una mejor experiencia tanto a empleados como a consumidores. ¿Qué buscamos? Nos encontramos en un momento de crecimiento y buscamos un perfil de HR & Office Admin que dé soporte tanto al área de Recursos Humanos, como a la oficina y a las áreas de soporte financiero y organizativo. Su misión será asegurar que la oficina funciona de forma ágil y ordenada, y que las tareas de soporte a recursos humanos y administración se realizan con éxito, haciendo más fácil el día a día de las personas en Orquest. Tus responsabilidades Área de HR Gestionar los procesos de onboarding y preparar la documentación/material necesario para nuevas incorporaciones. Administrar los beneficios de empleados (Cobee, seguro médico, etc.). Coordinar la Prevención de Riesgos Laborales (PRL). Gestionar y mantener la documentación laboral y administrativa del área. Área de Oficina y Operaciones Supervisar y gestionar el estado general de la oficina (mantenimiento, orden, material e incidencias). Gestionar viajes corporativos: transportes, alojamientos y reservas. Soporte en la gestión y control de gastos de viaje. Coordinar la logística de material, equipos informáticos y otros recursos. Apoyar en la organización de eventos corporativos y en la búsqueda de localizaciones. Ser el punto de contacto para empleados en gestiones operativas del día a día (viajes, incidencias, proveedores). Coordinar las telecomunicaciones de la empresa. Gestionar la recepción de paquetería y mensajería. Dar soporte en la atención y coordinación de visitas externas. Área de Administración (apoyo administrativo) Administrar el buzón de proveedores, recepción y archivo de facturas. Organizar, archivar y digitalizar documentación administrativa. Contactar con proveedores y empleados para la compra de material y servicios. Realizar seguimiento de pedidos y control de entregas, garantizando plazos. Mantener actualizada la base de datos de proveedores y condiciones comerciales. Gestionar incidencias con proveedores (retrasos, devoluciones, reclamaciones, etc.). Sobre ti Cuentas con al menos 2 años de experiencia en posiciones similares (HR Admin, Office Manager, People Support). Inglés mínimo C1 Tienes un trato servicial, cercano y agradable , orientado a dar soporte a empleados y managers. Eres organizada/o, resolutiva/o y con buena capacidad de planificación. Manejas herramientas digitales con soltura (paquete Office, Google Workspace, plataformas SaaS de HR/beneficios). Te sientes cómoda/o trabajando en un entorno dinámico y en contacto con diferentes áreas de la compañía. Condiciones Presencialidad : 3 días por semana en oficina. Lunes y miércoles obligatorios. Un tercer día a elegir entre martes y jueves (según necesidades). Teletrabajo los dos días restantes ¿Por qué te gustará trabajar en Orquest? Creemos en el progreso y en la iniciativa: tendrás oportunidades de crecimiento profesional. Confiamos en nuestro equipo: flexibilidad y teletrabajo parcial. Seguro médico y dental, además de otros beneficios: (cobee, open up, idiomas…) Formarás parte de un equipo joven, con valores sólidos y cultura colaborativa

Location: Madrid, Community of Madrid, ES

Posted Date: 9/5/2025