Finance Administrative Manager – Based in Italy

Proenza Schouler is seeking a highly skilled Finance Administrative Manager to oversee all financial operations and administrative functions for the Italian subsidiary based in Scandicci (FI), Italy. This is a critical role responsible for ensuring compliance, managing day-to-day financial tasks, and supporting the efficient functioning of the local office. Responsibilities Manage daily accounting operations and ensure accurate monthly GL entries, including banks, payroll, tax, intercompany transactions, revenue, cost accruals, and fixed assets. Prepare and maintain financial statements for the Italian SRL in accordance with local GAAP and US parent requirements Lead budget preparation, monthly variance analysis, and reforecasting. Produce ad-hoc management reports to support business decisions. Perform gross margin and inventory analysis at both local (Italy) and group level. Maintain and update standard cost data. Reconcile monthly bank transactions and initiate bank payments to vendors and employees. Maintain strong relationships with banks and credit institutions; handle credit facility applications if needed. Ensure timely and accurate VAT reporting (monthly, quarterly, yearly) and maintain VAT registers for both the Italian SRL and the fiscal representative. Coordinate year-end inventory counts and perform reconciliations. Liaise with statutory auditors, fiscal consultants, payroll providers, and transfer pricing consultants, providing necessary data and support. Stay up to date with Italian and EU regulations, ensuring full compliance; draft internal procedures as needed. Maintain and update statutory books as required by law. Act as the primary liaison with vendors, managing payment terms and resolving issues. Monitor and process monthly timesheets for payroll preparation for external Payroll consultant to prepare wage slips. Act as the local point of contact for HR administrative activities in collaboration with the global HR team. Ensure compliance with local labor laws and employment regulations. Qualifications 5-7 years relevant experience in a similar Finance & Administrative Manager role is preferred Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field. Experience coordinating with external consultants (fiscal, payroll, audit, transfer pricing) and working in a multinational or cross-functional environment is beneficial. Mastery of Italian GAAP; basic knowledge of US GAAP is an advantage. Strong knowledge of Italian fiscal and VAT regulations, including experience with filings and compliance. Proficient with ERP/accounting systems (RLM a plus) and advanced Excel. Ability to lead a team and manage HR-related tasks for a small, multi-department workforce (approx. 6 people). Highest level of proactivity, reliability, honesty, and professionalism is mandatory. Strong problem-solving skills and a can-do attitude. Demonstrated adaptability and open-mindedness in dynamic or changing environments. Strong organizational and communication skills, with the ability to work independently and cross-functionally. Professional and high level of spoken and written English is required. Fluency in Italian is mandatory. Proenza Schouler è alla ricerca di un Finance & Administrative Manager altamente qualificato, responsabile di tutte le operazioni finanziarie e delle funzioni amministrative della filiale italiana. Si tratta di un ruolo chiave volto a garantire la conformità normativa, gestire le attività finanziarie quotidiane e supportare il corretto funzionamento dell’ufficio locale. Mansioni Gestire le operazioni contabili quotidiane e garantire registrazioni contabili mensili accurate, incluse: banche, paghe, imposte, transazioni infragruppo, ricavi, accantonamenti e cespiti. Redigere e mantenere i bilanci della società italiana (SRL) in conformità ai principi contabili locali (Italian GAAP) e ai requisiti della casa madre statunitense. Coordinare la preparazione del budget, l’analisi degli scostamenti mensili e i processi di reforecasting. Elaborare report gestionali ad hoc a supporto delle decisioni strategiche. Condurre analisi di marginalità e di magazzino, sia a livello locale (Italia) che di gruppo. Mantenere e aggiornare i dati dei costi standard. Riconciliare le transazioni bancarie mensili e avviare i pagamenti verso fornitori e dipendenti. Mantenere solide relazioni con banche e istituti di credito; gestire le richieste di affidamento se necessario. Garantire la corretta e puntuale redazione della reportistica IVA (mensile, trimestrale, annuale) e mantenere i registri IVA per la SRL italiana e per il rappresentante fiscale. Coordinare gli inventari di fine anno e svolgere le relative riconciliazioni. Collaborare con revisori legali, consulenti fiscali, del lavoro e di transfer pricing, fornendo i dati e il supporto necessari. Mantenersi aggiornati sulla normativa italiana ed europea, assicurando la piena conformità normativa; redigere procedure interne ove richiesto. Aggiornare i libri sociali secondo gli obblighi di legge. Agire come referente per i fornitori, gestendo le condizioni di pagamento e risolvendo eventuali problematiche. Monitorare e processare le presenze mensili a supporto della preparazione paghe per il consulente esterno. Fungere da referente locale per le attività amministrative del personale in collaborazione con il team HR globale. Garantire la conformità alle normative locali in materia di lavoro e diritto del lavoro. Requisiti Preferibile esperienza di 5-7 anni in una posizione simile in ambito Finance & Administration. Laurea in Economia, Finanza, Amministrazione Aziendale o discipline affini. Esperienza nel coordinamento con consulenti esterni (fiscali, payroll, revisori, transfer pricing) e contesti multinazionali o cross-funzionali. Ottima conoscenza dei principi contabili italiani (Italian GAAP); conoscenza base dei principi contabili statunitensi (US GAAP) è un plus. Conoscenza approfondita della normativa fiscale italiana e dell’IVA, esperienza con adempimenti e compliance. Competenza nell’uso di sistemi ERP/contabilità (RLM è un plus) e conoscenza avanzata di Excel. Capacità di guidare un team e gestire attività HR per un piccolo organico multidisciplinare (circa 6 persone). Massima proattività, affidabilità, integrità e professionalità. Eccellenti doti di problem-solving e attitudine positiva. Flessibilità e apertura mentale in contesti dinamici o in evoluzione. Ottime capacità organizzative e comunicative, con propensione al lavoro autonomo e cross-funzionale. Ottima conoscenza della lingua inglese, sia parlata che scritta. Conoscenza fluente della lingua italiana (requisito indispensabile).

Location: Florence, Italy Metropolitan Area, IT

Posted Date: 7/9/2025