Coordonnateur.rice de projet budgétaire/Budget Project Coordinator

English will follow Le monde des médias/marketing/publicité te passionne? Tu as un bon background en finances et tu veux le mettre à l’épreuve? Lis ce qui suit. OMG est peut-être ton prochain terrain de jeu. TON MANDAT Sous la direction du ou de la gestionnaire de projet budgétaire, tu seras responsable de soutenir l'équipe des services clients en fournissant un soutien précis et opportun en matière d’administration, de coordination de projets et d’établissement de rapports. Chez nous, l’univers média s’alimente de données et d’insights, avec la créativité, qui elle, est toujours au rendez-vous. Par exemple : es libre de réinventer le média et de découvrir de nouvelles avenues. à notre culture de créativité, tu pourras présenter tes idées encore plus loin lors de rencontres clients. utilisant les outils technologiques à ta disposition, tu pourras les tester dans de nouveaux contextes d’application. Ton terrain de jeu diversité de clients qui te permettra de toucher à plusieurs industries dans différents marchés nationaux, locaux et globaux, tels que : BRP, VIA Rail, Producteurs de lait du Québec et plusieurs autres. portefeuille client représentant des millions de dollars en investissement. AU QUOTIDIEN, tu : Gestion et communications : mensuellement toutes les étapes financières du client, de l’autorisation à la réconciliation avec le fournisseur ; responsable du suivi de la gestion du budget dans toutes les disciplines ; l’outil de gestion de projet (Hive Finance Workflow) afin d’assurer l’efficacité et la rapidité des meilleurs pratiques de fin de mois ; les ébauches de facturation et t’assureras de l’exactitude de l’adresse de facturation, de l’attention, du taux de commission, des taxes et de tous les codes spécifiques requis par les clients individuels (champs d’utilisateur) ; et t’assureras que toutes les ébauches de facturation sont approuvées par le personnel désigné ; et approuveras les paquets de facturation en temps réel avant leur distribution aux clients, et assureras le suivi de toute anomalie de facturation avec le personnel interne ; responsable de la création des estimations dans MediaOcean et de la conduite du processus de clôture de la campagne dans les délais prévus ; et veilleras à ce que la saisie (y compris les révisions) soit effectuée correctement et en temps voulu ; la mise en œuvre de la stratégie de communication de l’entreprise et de la gestion des ressources humaines ; la liaison avec l’équipe stratégique et les comptes fournisseurs pour résoudre les divergences entre les factures des fournisseurs ; les comptes clients et assureras le suivi des factures en retard auprès des clients. Rapports et conformité : les rapports de contrôle budgétaire (BCR), conformément aux exigences du client en matière d’établissement de rapports ; à jour les BCR tous les mois pour approbation et distribution/présentation ultérieure au client ; toutes les autorisations d’achat de médias pour t’assurer de l’exactitude de la langue, des coûts en dollars nets par rapport aux dollars bruts, des commissions et des frais, des taux de change si applicable, et des taxes (TPS, TVH, TVQ) ; à jour tous les documents de suivi : commandes d’achat (PO), agence MPA ; la maintenance de Hive et la conformité de toutes les équipes ; que les autorisations d’achat des clients sont reçues et conservées ; un système de classement (central) pour les dossiers des clients. (Conservation des dossiers). ON VEUT TE CONNAITRE si tu as : Un diplôme post-secondaire en administration, comptabilité ou autres diplômes équivalents ; 1 à 2 ans d'expérience dans un rôle administratif ou de coordinateur.trice de projets ; Une bonne connaissance du système MediaOcean (Spot/Prin/Acc) et maintien des niveaux de compétences pour les rapports Writer et Scribe (atout) ; Une solide connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ; Une expérience de travail dans un environnement de communication ou de publicité marketing (atout) ; De solides compétences en communication (écrite et orale) ; Une capacité à gérer des priorités conflictuelles dans un environnement au rythme rapide et aux échéances serrées ; Un souci du détail et une capacité à maintenir un haut degré de précision ; De solides compétences organisationnelles et multitâches ; Une bonne gestion du stress et gestion des priorités. LES PERKS OMG Travailler dans une grande agence, ça veut dire pouvoir profiter de conditions de travail pas mal intéressantes. On te laisse en juger : De solides avantages sociaux qui te permettront de prendre soin de toi : Assurances payées à 100% par l’employeur (sauf invalidité longue durée) sont effectives dès le jour 1 , parce que ta santé n’a pas à attendre trois mois ; Des soins dentaires , parce qu’on le sait, le dentiste, ça coûte cher ; Des soins de santé et vision , pour que tu puisses accéder sans souci à des massothérapeutes, optométristes, psychologues et autres ; Une assurance voyage pour que tu puisses profiter de tes vacances au maximum ; Un compte gestion mieux-être qui va te faire économiser avec le remboursement de ton abonnement au gym ou ta carte Opus (selon le plan choisi) ; Un horaire de travail hyper flexible , dans un modèle hybride ; 5 longs weekends payés de 4 jours durant l'année, pour que tu puisses te reposer ; Bureaux fermés durant le temps des Fêtes, pour un congé rémunéré bien mérité ; Une vie sociale forte même en travail hybride. Tes collègues deviendront tes amis lors de nos 57, nos célébrations ou lors de nos cheers mensuels où l’on reconnait la contribution de chacun. You are passionate about the world of media/marketing/advertising? You have a good background in finance and want to put it to the test? Read on. OMG could be your next playground. YOUR MANDATE Reporting to the Budget Project Manager, you will be responsible for supporting the Customer Services team by providing accurate and timely administrative, project coordination and reporting support. With us, the media universe is fueled by data and insights, with creativity, which is always at the ready. For example: free to reinvent the medium and discover new avenues. to our culture of creativity, you'll be able to take your ideas even further at customer meetings. the technological tools at your disposal, you can test them in new application contexts. Your playground diversity of customers that will allow you to touch several industries in different national, local, and global markets, such as: BRP, VIA Rail, Producteurs de lait du Québec and many others. customer portfolio representing millions of dollars in investment. EVERY DAY you will: Management and communications: out all the client's financial steps on a monthly basis, from authorization to reconciliation with the supplier. responsible for monitoring budget management in all disciplines. the project management tool (Hive Finance Workflow) to ensure efficient and timely month-end best practices. billing drafts and ensure accuracy of billing address, attention, commission rate, taxes and any specific codes required by individual clients (user fields). and ensure that all billing drafts are approved by designated personnel. and approve billing packages in real time before distribution to clients and follow up any billing anomalies with internal staff. responsible for the creation of estimates in MediaOcean and the timely completion of the campaign closing process. and ensure that data entry (including revisions) is carried out correctly and on time. the implementation of the company's communication strategy and human resources management. with the strategy team and accounts payable to resolve discrepancies between supplier invoices. accounts receivable and follow up with clients on overdue invoices. Reporting and Compliance: Maintain Budget Control Reports (BCR), in accordance with client reporting requirements. Update BCRs monthly for approval and subsequent distribution/presentation to client. Review all media purchase authorizations for accuracy of language, net vs. gross dollar costs, commissions and fees, exchange rates if applicable, and taxes (GST, HST, QST). Maintain all tracking documents: purchase orders (PO), MPA agency. Ensure Hive maintenance and compliance for all teams. Ensure that client purchase authorizations are received and retained. Maintain a central filing system for client files. (File retention). WE WANT TO KNOW YOU if you have: Post-secondary diploma in administration, accounting or equivalent. 1 to 2 years' experience in an administrative or project coordinator role. Good knowledge of the MediaOcean system (Spot/Prin/Acc) and maintenance of skill levels for Writer and Scribe reports (asset). Solid knowledge of Microsoft Office software (Word, Excel, PowerPoint). Experience working in a marketing communications or advertising environment (an asset). Strong communication skills (written and oral). Ability to manage conflicting priorities in a fast-paced environment with tight deadlines. Attention to detail and ability to maintain a high degree of accuracy. Strong organizational and multitasking skills. Good stress and priority management skills.

Location: Montréal, CA

Posted Date: 4/27/2024